13 000 ménages dans 6 000 bâtiments – si la commune du Vorarlberg Lustenau envoie une circulaire, beaucoup de papier se rassemble. Et pas seulement cela – les lettres doivent être imprimées, emballées dans des enveloppes, affranchies et envoyées. Ceci est extrêmement complexe et consomme des ressources.

À Lustenau, par exemple, la livraison numérique des lettres était déjà en place il y a des années à l’aide du logiciel d’expédition. »Lettre majordome » introduit. Le logiciel de l’entreprise HPC DOUBLE a été intégré dans le système administratif de la municipalité et 1 600 citoyens se sont désormais inscrits pour recevoir le courrier numérique.

Notification de livraison par e-mail

Vous recevrez désormais des documents tels que les factures d’eau ou d’égout ou l’inscription à la maternelle directement dans votre propre boîte de réception e-mail. « Vous pouvez vous inscrire facilement via le site Web ou via la municipalité », explique Clément Madelenerresponsable informatique du bourg de Lustenau, qui a accompagné la mise en place du service.

Par exemple, si une facture est due, un e-mail avec un lien sera envoyé à l’adresse e-mail indiquée. Si vous cliquez sur le lien, la facture s’affichera. « Conformément à la loi sur la livraison, cela a le même statut qu’une boîte aux lettres normale », explique Madlener. De plus, en cliquant sur le lien, vous pouvez voir si une facture a été appelée ou non.

Si l’e-mail est ignoré ou perdu dans la boîte aux lettres, ce n’est pas non plus un problème. Après 14 jours le document sera imprimé et envoyé par courrier normal. Selon Madlener, cependant, cela arrive rarement : « Nous en avons un taux de réimpression de peut-être 2 à 3 pour cent. Néanmoins, il est important que certains documents puissent également être envoyés par la poste – en Autriche, il existe un droit à une facture papier.

BriefButler « s’amortit rapidement »

Autour 12 000 expéditions peut être économisé chaque année avec le BriefButler. « Nous avons fait le calcul et cela s’amortit rapidement », révèle Madlener. D’une part, une lettre numérique est moins chère qu’une livraison papier, d’autre part, elle moins de gestion.

L’impression et la mise sous pli du papier ont été externalisées, ce qui augmente l’efficacité. De plus, le BriefButler permet d’économiser 76 % de CO2 par rapport à la distribution de lettres conventionnelle, ce qui est également meilleur pour l’environnement.

L’utilisation des smartphones augmente

Il est frappant que de plus en plus de documents sur téléphone intelligent peuvent être consultés et remplis. « La dernière fois que nous nous sommes inscrits à la maternelle, nous avions un taux très élevé d’utilisateurs de smartphones », explique Madlener. « Même s’il s’agissait d’un formulaire volumineux, 50 à 60 % l’ont rempli sur mobile.

Chez hpc DUAL, ils travaillent donc actuellement sur le fait que les notifications seront également envoyées via WhatsApp et d’autres messagers à l’avenir. Cette variante est également intéressante pour Madlener, mais la livraison par e-mail fonctionne déjà très bien. « La livraison des e-mails est extrêmement fiable, au plus tard lorsque les gens sont arrivés sur le marché du travail. »

Le service fonctionne sans numéro de téléphone

Un autre argument en faveur de la livraison par e-mail est que seule l’adresse e-mail doit être indiquée pour le service. « Tout le monde n’aime pas donner son numéro de téléphone portable », explique Madlener. Le système utilisé auparavant à Lustenau, avec un numéro TAN envoyé sur le téléphone portable pour activer les documents, a rebuté de nombreuses personnes. Avec le BriefButler, cet obstacle est éliminé.

L’envoi de courrier numérique de hpc DUAL n’est pas seulement disponible pour les pouvoirs publics et les administrations, mais également pour les entreprises telles que les compagnies d’assurance, les sociétés de gestion immobilière ou les PME. Les utilisateurs du BriefButler peuvent non seulement accéder aux documents numériques, mais aussi immédiatement signer numériquement et renvoyer.

Cet article a été créé dans le cadre d’une coopération entre futurezone et hpc DUAL.